Warszawa, Budynek Atrium Tower, al. Jana Pawła II 25 tel.: 22 208 21 12 Sale konferencyjne Kancelaria Podatkowa Polityka Ochrony Danych

Event – Czym jest?

Słowo „event” na dobre rozgościło się w polskim słowniku reklamy. Chociaż nie ma oficjalnej definicji, to kiedy pada w mowie potocznej, wszyscy wiedzą, o co chodzi. Albo przynajmniej tak sądzą. Event najczęściej kojarzy się ludziom z „imprezą”, „wydarzeniem”, „integracją”. Nie tylko w Polsce ciężko jest jednoznacznie określić jego znaczenie. W Anglii, miejsca skąd przywędrowało do nas wyrażenie, od ponad 20 lat toczy się dyskusja na temat: „event co to jest?”

 

„Eventy to po prostu impreza?!”

Takie skojarzenia ma wiele osób, gdy kontaktują się z agencją odpowiedzialną za przygotowanie różnego typu wydarzeń. Oczywiście pojęcie tego, jak ma wyglądać ta impreza, też się zmienia wraz z budżetem i pomysłem przewodnim. Odpowiedź na pytanie „co to jest event?” nie jest jednoznaczna. Może warto podejść z otwartą głową i dopóki nie ma jasnych wytycznych kierować się intuicją? Resztę i tak musi (i nawet powinien) doprecyzować brief, który zdeterminuje rangę, budżet i inne kwestie związane z wydarzeniem. A wam, z czym kojarzy się hasło „event”?

 

Jakie eventy rozróżniamy?

Rodzaje eventów to po prostu różne typy wydarzeń: event biznesowy i korporacyjny (ich celem jest realizacja założeń biznesowych, szkolenia skupione najczęściej wokół zarządzania, motywacji i relacji), event charytatywny (których celem jest uzyskanie funduszy na szczytny cel poszerzenie świadomości o danym problemie społecznym), targi i wystawy (które zbierają kupców, wystawców, sprzedawców), event rozrywkowy (cykliczne spotkania, których celem jest rozrywka), event kulturalny (na przykład koncerty, wystawy), event rządowy i obywatelski (organizowane przez polityków ogólnopolskich lub lokalnych, których celem jest dialog z obywatelami), event sportowy (zrzeszające fanów danej dziedziny i sportowców, podczas na przykład meczy) oraz event z branży marketingowej (na których wiele osób wymienia się kontaktami, szuka innowacyjnych rozwiązań marketingowych). Osobnym punktem są konferencje, czyli wydarzenia zrzeszające specjalistów z danej branży, ludzi spragnionych edukacji, dyskusji, wymiany informacjami. Obiekty do tego typu eventu muszą być starannie dobrane, aby pomieścić duże ilości zainteresowanych, miejsca muszą też posiadać odpowiednią infrastrukturę. W branży eventowej to takie wydarzenia są najbardziej pożądane. W Polsce konferencje wciąż cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Od strony marketingowej to także bardzo dobry sposób na promocję firm i samych specjalistów. Eventy, czy wydarzenia naukowe i technologiczne to pożądane tematy do ugryzienia przez cały event management. Warszawa jest zazwyczaj skupiskiem takich eventów i nie ma się tu co temu dziwić – w stolicy najłatwiej można zorganizować ciekawe wydarzenia. A z czym wiąże się ich organizacja?

 

Kłopoty firmy marketingowej skupiającej się na organizacji eventów to…

…problemy na etapie rozszyfrowania briefu. Dlatego nie należy poprzestawać na samym zapytaniu o organizację eventu. Wiele zależy od doprecyzowania jaki to ma być event. Najlepiej potencjalnemu klientowi zadawać pytania.

 

Pytania do osoby zainteresowanej event-em:

  • „jaki cel ma spełniać event?”
  • „jakie potrzeby ma zaspokoić event?”
  • „event musi być wyjątkowy. Na czym ma polegać ta wyjątkowość?”
  • „jakie wcześniej eventy były przez firmę organizowane i czy spłeniły one oczekiwania?”
  • „kto ma poprowadzić event?”
  • „czy organizacja eventu wymaga cateringu?”
  • „jaką oprawę muzyczną przewiduje event?”
  • „czy event wymaga organizacji specjalnych pomieszczeń?”
  • „jakie atrakcje mogą uświetnić event?”
  • „jakiego typu ma to być event? Konferencje, świętowanie jakiegoś wydarzenia, szkolenie?”
  • „czy klient może podać jakie eventy mu się podobały?”
  • „jaka ma być data eventu?”
  • „jakie pomieszczenie wyobraża sobie osoba zlecająca event?”
  • „jakie mogą być słabe punktu organizacji event -u?”
  • „czy firma przewiduje też budżet na marketing?”
  • „jaki firma przygotowała budżet na event?”
  • „ilu gości jest zaproszonych na event?”

Na co zwracać uwagę?

Kontakt w takich kwestiach wydaje się być kluczowy, aby dobrze zrozumieć oczekiwania klienta względem event -u. Event management musi doskonale wyczuć potrzeby klienta co do organizacji. Istotny jest także zakres prac związany z promowaniem wydarzeń. Marketing musi być umiejętnie stargetowany, wykorzystane muszą zostać wszystkie kanały komunikacji, na których przebywa grupa docelowa potencjalnie chętna na event.

 

Eventy marketing -owe

Bardzo często konferencje tego typu dzieją się w mieście Warszawa. Część wydarzeń przeniosła się do innych większych miast wojewódzkich, jednak eventy najlepiej sprzedają się w stolicy. Czym jest to spowodowane?

  • jest to duże skupisko ludzi (łatwo przyciągnąć chętnych na wydarzenie),
  • wiele firm mieści się właśnie w tym mieście (to zwiększa także konkurencję, a co za tym idzie organizując wydarzenie można wybrać najlepszy pomysł spośród wielu ofert),
  • łatwo wyjąć satysfakcjonującą powierzchnię (z niezbędnym sprzętem, klimatyzacją, widokiem, przepięknie umeblowaną),
  • jest szeroki wybór firm caterignowych (także takich specjalizujących się w nietypowych kuchniach),
  • doskonała baza noclegowa (hotele, hostele, punkty noclegowe),
  • wiele punktów ma wręcz idealny dojazd z dworców, lotnisk i autostrad (logistyka całego przedsięwzięcia jest bardzo ważna i nie mogą pomijać aspektów dojazdu, im lepszy dojazd tym lepiej oceniane wydarzenie).

event marketingowy

 

Dlaczego eventy są tak popularne?

Uroczystości, szkolenia, zajęcia i warsztaty: to sposób na promocję własnej marki, firmy, aktywności, usługi lub produktu! Ludzie są żywo zainteresowani nietypowymi formami spędzania wolnego czasu, a edukacja i poszerzanie wiedzy i świadomości są niewątpliwie kuszące. Dlatego też wiele przedsiębiorstw wykorzystuje potencjał tkwiący w wydarzeniach mieszczących się w stolicy. Marketing ułatwia dotarcie do zainteresowanej grupy. Warto postawić na promocję online, na którą składa się:

  • dobrze przygotowana strona,
  • możliwość zakupu biletów online,
  • ciekawa kampania outdoorowa,
  • możliwość zapowiedzi w lokalnych rozgłośniach radiowych,
  • atrakcyjne filmiki, które mogą przygotować lokalni influencerzy,
  • rozdanie ulotek reklamowych, z uwzględnieniem qr kodu, dzięki któremu można pobrać interesujące informacje na telefon,
  • geotargetowane reklamy w Social Mediach (w Warszawie łatwiej jest dotrzeć do większych ilości ludzi).

Przy takich możliwościach reklamy można z sukcesem wypromować swoje wydarzenie. Wystarczy dokładnie przemyśleć, kim jest nasza grupa docelowa oraz gdzie ją znajdziemy. Chociaż to wszystko wymaga dodatkowego budżetu, to efekty są naprawdę zadowalające. Świadczy o tym coraz prężniej rozwijający się ten segment rynku. Nic tylko zacząć planować swój event!

ZAPISZ SIĘ DO NASZEGO NEWSLETTERA I BĄDŹ NA BIEŻĄCO

Administratorem danych zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO jest ADN Centrum Konferencyjne Sp. z o.o. Sp. k., z siedzibą w Warszawie, adres: 00-854 Warszawa, Aleja Jana Pawła II 25, tel.: 22 208 21 12, e-mail: biuro@ckadn.pl Wszelkie informacje na temat przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Ochrony Danych Zobacz więcej

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce.Czytaj więcej Akceptuję