Konferencja stacjonarna i uczestnicy online – jak logistycznie zorganizować ten proces?

Konferencja online i wideokonferencja to typ spotkania, które w ostatnich miesiącach cieszy się dużą popularnością. Wydarzenia (nawet te największe i najbardziej popularne) często zostają przeniesione do przestrzeni wirtualnej w związku ze środkami bezpieczeństwa lub dla wygody uczestników. 

Nie oznacza to jednak, że prowadząc konferencję online, nie potrzebujesz odpowiedniego miejsca, z którego wykonasz transmisję. Jak zorganizować konferencję online profesjonalnie? Dowiesz się więcej na łamach naszego najnowszego artykułu. Poznaj proces, związany z dużą ilością pracy oraz sprawdź, na co zwrócić uwagę przy wyborze miejsca na transmisję online. 

Jak zorganizować konferencję online? 

W związku z ograniczeniami, jakie pojawiły się ze względu na zagrożenie zakażenia koronawirusem COVID-19, spotkania firmowe i konferencje specjalistyczne, zaczęły przenosić się do świata wirtualnego. Atrakcyjne eventy dla specjalistów, konferencje online, webinary i szkolenia stały się trendem wśród uczestników i prowadzących. Oczywiście nagła zmiana sytuacji i zmniejszenie wcześniej znanych możliwości na organizowanie spotkań, spotkały się z niepewnością. 

W końcu konferencja online przyjmuje zupełnie inny format niż spotkania stacjonarne. Jakie treści zaproponować uczestnikom, aby zwrócić ich uwagę? Jaką formę przedstawiania informacji wybrać, aby zainteresować odbiorcę i aby zapadła w pamięć? I wreszcie, o czym pamiętać w kontekście przygotowania technicznego, aby wirtualny event się udał? 

Konferencja online – Twoje wyjątkowe wydarzenie online 

Część zasad związanych z organizacją konferencji online jest łudząco podobna w sposobie przygotowania wydarzeń stacjonarnych. Wybór platformy do organizacji eventu online to nie wszystko. Aby spotkanie przybrało maksymalnie przystępny i profesjonalny format, warto zapewnić osobie prowadzącej konferencje profesjonalne miejsce i nowoczesny sprzęt. 

O ile problemy z Internetem, brak możliwości wyświetlenia prezentacji multimedialnej lub niedostateczne umiejętności prowadzącego w kontekście technologii są dopuszczalne (chociaż nie zalecane) w trakcie spotkania stacjonarnego, o tyle brak dostępu do stałego połączenia z Internetem, czy znalezienie odpowiedniej platformy może okazać się dużym utrudnieniem w kontekście eventów wirtualnych. Warto proces organizacji eventu rozpocząć od wybrania sali. 

Jak wybrać salę konferencyjną na wydarzenie online? 

Jeśli nasze pytanie Cię zdziwiło – rozwiejemy wszelkie wątpliwości. Oczywiście z założenia organizowanie konferencji online nie wymaga wynajmowania przestrzeni dla gości i prowadzących. Jeśli jednak zamierzasz zadbać o to, aby całe spotkanie było maksymalnie profesjonalne lub uczestnicy są podzieleni hybrydowo i część z nich będzie uczestniczyć w niej stacjonarnie, warto zadbać o wynajęcie nowoczesnej przestrzeni w doskonałej lokalizacji. 

Oferta CKADN – Centrum konferencyjne na Twoje wydarzenie online 

Nie ulega wątpliwości, że nasze sale konferencyjne są dostosowane do organizowania konferencji online. Centrum ADN umożliwia dostęp do doskonale wyposażonych sal pod studia online, których zadaniem jest zagwarantowanie uczestnikom i prelegentom najwyższej jakości transmisji online. W standardowej ofercie możesz liczyć na sprzęt niezbędny do tego, aby krok po kroku zorganizować konferencję online. Mowa o takich urządzeniach jak: 

• laptop z dostępem do platform komunikacyjnych, 
• mikrofon z zewnętrzną kartą dźwiękową, 
• kamera internetowa i monitor prezentacyjny, 
• kompleksowa obsługa techniczna. 

W zależności od Twoich indywidualnych potrzeb organizacja konferencji krok po kroku może wymagać dostępu do specjalistycznego wyposażenia, jakie jesteśmy w stanie zapewnić, możesz liczyć na: 

• panele oświetleniowe LED, 
• greenscreen, 
• kamery cyfrowe z videograbberami,
• statywy lub camlinki. 

Organizujesz wydarzenie online? Wynajęcie wybranej przestrzeni dostosowanej do pełnienia funkcji studia online to odpowiedni wybór.