Sala konferencyjna — jakie są optymalne warunki konferencji?

Organizowanie spotkań biznesowych, w tym konferencji i szkoleń jawi się dla wielu z nas jako nie lada wyzwanie. W szczególności opory przed rozpoczęciem jej planowania mamy za pierwszym razem. Niejednokrotnie świeżo upieczeni organizatorzy zastanawiają się nad listą wątpliwości, związanych między innymi z: doborem odpowiedniej przestrzeni, jej wyposażeniem, zapewnieniem komfortu przebywania w danym miejscu dla gości. Równie ważnymi punktami okazują się być kwestie dodatkowe, takie jak catering, gadżety reklamowe, wolne miejsca parkingowe w pobliżu i wiele, wiele więcej. 

Na łamach dzisiejszego artykułu blogowego postaramy się odpowiedzieć na pytanie, jakie są optymalne warunki konferencji. Jak dużą salę konferencyjną wybrać, aby goście mogli cieszyć się komfortem w trakcie trwania spotkania? Na szczęście — już w pierwszych akapitach wspólnej lektury możemy uspokoić czytelników. Istnieją bowiem specjalne przeliczniki, przewidujące metraż, jaki powinien przydać na jedną osobę. Warto pamiętać, że podane informacje dotyczą czasu przed pandemicznych. W przypadku obowiązywania konkretnych regulacji i wytycznych od Ministerstwa Zdrowia, niezbędne pozostaje dostosowanie liczby zaproszonych gości i metrażu sali pod kątem bezpieczeństwa organizatorów i członków spotkania.

Sala konferencyjna — ile m2 na osobę?

Określenie powierzchni sali w stosunku do liczby gości są związane ze standardami unijnymi. Przyjmuje się wówczas, że na jednego uczestnika powinny przypadać 2 metry kwadratowe. W sytuacji zastosowania się do wytycznych unijnych możemy uzyskać optymalną przestrzeń. Dzięki temu nie tylko zadbamy o poczucie komfortu i swobody uczestników. Sala konferencyjna o odpowiedniej powierzchni zagwarantuje także możliwość uzyskania grupowej atmosfery i integracji zespołu. 

Ilość m2 na osobę pozostaje również uzależniona od programu konferencji. W wielu przypadkach optymalnym rozwiązaniem będzie zagwarantowanie nieco mniejszej przestrzeni dla każdego z uczestników. Nie powinna ona jednak być mniejsza niż 1,11 m2 na osobę. Taką możliwość ułatwia nam dostęp do nowoczesnych sal konferencyjnych. Są one odpowiednio wentylowane i klimatyzowane, co ogranicza prawdopodobieństwa pojawienia się dyskomfortu wśród uczestników ze względu na niewystarczającą ilość miejsca i świeżego powietrza. 

Sala konferencyjna, jakie są normy?

Wspomniana przez nas powierzchnia 2 metrów kwadratowych, jaka powinna przypadać na jednego uczestnika konferencji, jest zgodna z normą unijną. Ostateczny metraż wybranej sali powinien być uzależniony również od jej układu. Ustawienie miejsc siedzących w kształcie podkowy i teatralnym spowoduje znaczne różnice w dostępnej powierzchni. 

Nieocenioną „normą” w sytuacji poszukiwania sali konferencyjnej o odpowiednim metrażu, będzie zdrowy rozsądek i intuicja organizatorów. W zależności od planowanego przebiegu spotkania możemy zdecydować się na pozostawienie więcej wolnego miejsca na przykład pomiędzy poszczególnymi krzesłami dla uczestników konferencji.  

Jaka powierzchnia dla 50,100 osób będzie odpowiednia? W przypadku organizacji spotkania dla 50 osób minimalna powierzchnia sali powinna być równa 55 metrów kwadratowym. W przypadku chęci zapewniania 2 m2 dla każdego z uczestników przestrzeń powinna być nie mniejsza niż 100 metrów kwadratowych. 

Analogicznie dla konferencji na 100 uczestników, minimalna przestrzeń wynosi 110 metrów kwadratowych. Z kolei zgodnie z normą europejską powinna być równa lub większa 200 m2.

Przygotowanie sali konferencyjnej

Wybranie odpowiedniej powierzchni sali konferencyjnej to dopiero początek jej przygotowania. W zależności od ilości gości i preferowanego ustawienia krzeseł, niezbędne okaże się właściwe przygotowanie przestrzeni. Również układy sal konferencyjnych doprowadzają do konieczności zaplanowania większej lub mniejszej przestrzeni. 

Najpopularniejsze formy ustawienia krzeseł w sali konferencyjnej: 

• ustawienie teatralne, 
• ustawienie szkolne, 
• ustawienie w podkowę, 
• ustawienie bankietowe. 

Przykład 1

Ustawienie krzeseł dla 10 uczestników spotkania w zależności od wybranego stylu wymaga dostępności różnej powierzchni. 

• ustawienie teatralne – 12 m2, 
• ustawienie szkolne – 18 m2, 
• ustawienie w podkowę – 25 m2, 
• ustawienie w konfiguracji bankietowej – 30 m2. 

W przypadku organizacji konferencji na większą liczbę osób wystarczy analogicznie powiększyć niezbędną przestrzeń w zależności od wybranego rodzaju ustawienia miejsc siedzących.